Как вести базу арендаторов без Excel: решение для арендного бизнеса

Учет арендаторов — это не просто статичный список. Это постоянный поток изменений: начисления, платежи, пени, продления, доступы, документы, заявки, освобождения помещений. Если вы не управляете этим потоком, вы теряете деньги.

Excel действительно удобен на старте, пока арендаторов немного. Но как только данные начинают меняться и зависеть друг от друга, таблицы перестают отражать реальную картину.

Уже при 30 действующих договорах появляются типичные симптомы:

данные раскиданы по файлам, чатам и «головам» сотрудников,
пролонгации и индексации забываются,
задолженности замечаются слишком поздно,
расчёты занимают часы и зависят от одного человека.

Чтобы получить стабильность и контроль, система управления арендой, которая связывает данные и обновляет их автоматически.

- контакты и реквизиты,
- договоры и сроки,
- начисления и оплаты,
- документы и переписку,
- статусы помещений и лист ожидания,

Всё в одном месте — в единой логике.

Что должна содержать полноценная база арендаторов

Вам нужна система, которая хранит не только контакты, но и договоры, начисления, документы и переписку — всё в одном месте. Такой подход становится фундаментом для автоматизации учета аренды и стабильной работы.

Как KrutoPlan связывает все процессы в единую структуру

KrutoPlan — система управления арендой, которая автоматизирует учёт арендаторов, договоров, начислений, оплат и загрузки объектов.

Работа строится в карточки арендатора, где собран весь цикл взаимодействия

Клиент

Храните контактные данные и реквизиты:

телефон, email, адрес;
для физлиц — паспортные данные;
для юрлиц — реквизиты компании и банка;
при необходимости — источник привлечения клиента

Договоры

Каждый договор в KrutoPlan связан с конкретным объектом и арендатором.
Фиксируются ключевые параметры аренды:

ставка и период оплаты,
параметры объекта,
залог,
скидки и условия их применения,
сроки действия,
данные агента, если клиент был привлечён через партнёра.

Дополнительные услуги

Все услуги (интернет, парковка, охрана, электричество и др.) закрепляются за конкретным договором и можно ввести расчет:

разово,
периодически,
по счётчикам.

Без отдельных таблиц и ручных расчётов.

Начисления

Система формирует суммы, по договору и услугам.
и позволяет в любой момент видеть:

что начислено,
за какой период,
по какому договору,
и почему именно такая сумма.

Оплаты

Суммы привязываются к конкретному договору, периоду и назначению платежа — поэтому всегда понятно,
что оплачено, что ожидает оплаты и откуда возникла задолженность.
Оплаты можно добавлять:

вручную (если оплата принята наличными или по терминалу),
загружать списком из банковской выгрузки,
получать автоматически через интеграцию с банком или эквайрингом.

Документ

Договоры, приложения, счета и акты формируются в два клика — данные арендатора и условия договора подставляются автоматически.
Система автоматически создает:

счета и акты — на основании начислений,
акт сверки — по запросу,
протокол разногласий — при необходимости.

Документы всегда:

хранятся в одном месте и не теряются,
готовы к отправке по e-mail или печати.

Настройка под компанию:
Вы можете использовать собственные фирменные шаблоны и создавать новые — для любых типов документов.

Управление агентами и контролем задолженностей

Если арендатора привёл партнёр или риелтор — в системе фиксируется агент, размер комиссии и статус выплаты, что позволяет прозрачно отслеживать, кто привёл клиента и какие комиссионные необходимо начислить.
→ Вы всегда видите, кому и за что полагается выплата.

Пени и штрафы. При просрочке оплаты система автоматически рассчитывает пени по условиям договора. Если есть дополнительные нарушения — можно вручную в договоре зафиксировать штраф.
→ Все задолженности и основания их начисления отображаются в одном месте.

Во вкладках «Файлы» и «Комментарии» хранится вся дополнительная информация по арендатору, где вы можете

прикреплять любые материалы, относящиеся к аренде.
фиксировать договорённости, результаты общения и рабочие пометки.

Все данные остаются внутри карточки арендатора, не теряются в чатах и не зависят от конкретного сотрудника.

Если вы управляете арендой и чувствуете, что Excel стал узким местом, — это сигнал перейти на профессиональное решение.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности