Учет объектов аренды: единая система контроля загрузки, цен и доступности

Как правильно вести учёт объектов аренды, учёт площадей и параметров помещений. Ошибки, стандарты, автоматизация, примеры. Попробуйте KrutoPlan — систему учёта аренды.

Почему учёт объектов аренды влияет на эффективность управления
Логика учёта объектов в KrutoPlan

Единая структура объектов

Площади и ключевые параметры

Статусы и доступность объектов

Тарифы и ценообразование

Инструменты контроля объектов в KrutoPlan

Календарь загрузки

Шахматка (диаграмма состояний

Гибкая тарификация и изменение цен

Корректный учёт объектов аренды — основа для стабильной загрузки и управляемой доходности. Когда площади, параметры помещений, статусы и тарифы системно учтены, владелец видит реальную картину бизнеса и может принимать решения на основе данных, а не догадок.
KrutoPlan предлагает структурированный подход к учёту объектов аренды, который позволяет контролировать занятость, управлять ценами, прогнозировать доходы и упрощать работу с арендаторами.

Почему учёт объектов аренды влияет на эффективность управления

Корректный учёт объектов аренды — основа для стабильной загрузки и управляемой доходности. Когда арендуемые площади, параметры помещений, статусы и тарифы системно учтены, владелец видит реальную картину бизнеса и может принимать решения на основе данных.
Ошибки в учёте приводят к:

потере потенциальной выручки;

ошибкам в расчётах и выставлении счетов;

путанице в сроках аренды и платежах;

невозможности прогнозировать загрузку.

Система учёта в KrutoPlan строит единый контур данных, обеспечивая актуальность и достоверность информации по каждому объекту.

Логика учёта объектов в KrutoPlan

Вместо разрозненных таблиц используется единая модель данных — это делает управление арендой недвижимости предсказуемым, а расчёты точными.

Единая структура объектов

Каждый объект аренды формируется по единым логическим полям:

наименование;

тип объекта (офис, склад, бокс, торговое помещение);

тип помещения (бизнес-центр, складской комплекс и т.п.);

адрес объекта;

дополнительные параметры.

Такой подход обеспечивает однозначную идентификацию каждого объекта и исключает ошибки при подборе помещений, формировании договора аренды и расчетов.

Операционные связи: проект и контрагент

Каждый объект может быть закреплён:

за проектом — если в системе ведётся несколько направлений, площадок или филиалов для учёта доходов по аренде и расходной части.

за контрагентом — когда объект связан с конкретным собственником.

Это позволяет:

видеть, к какому проекту относится объект;

учитывать выручку и расходы в разрезе собственников или управляющих компаний;

формировать отчётность по финансовым потокам в аренде, связанным с конкретным объектом;

быстрее анализировать эффективность каждого блока недвижимости.

Статусы и доступность объектов

KrutoPlan использует стандартные статусы:

свободно;

в аренде;

бронь;

закрыто.

Статус «в аренде» выставляется автоматически — это снижает ошибки в учёте аренды и повышает точность данных.

Площади и ключевые параметры
Учитывается:

площадь сдаваемого помещения;

высота, длина, ширина (если применимо);

объём (для складских помещений);

этажность.

Эти параметры используются для расчёта арендной платы и автоматического формирования тарифов.

Тарифы и гибкая модель ценообразования

KrutoPlan поддерживает все популярные модели аренды и позволяет настраивать стоимость в зависимости от типа объекта, площади и условий размещения:

стоимость за м² — для офисов, складов, боксов, торговых помещений;

фиксированную стоимость — когда важна итоговая сумма, а не площадь;

почасовую, посуточную и помесячную аренду — для гибких пространств, складских боксов, коворкингов и коротких периодов аренды;

учёт НДС по аренде.

Система автоматически рассчитывает итоговую стоимость, учитывая полезную площадь, параметры объекта и применяемую модель тарификации. Любые изменения сразу отражаются в договорах, счётах и аналитике.

Гибкое управление тарифами и массовое изменение цен

KrutoPlan позволяет управлять ценообразованием централизованно:

массово обновлять тарифы по выбранным категориям;

планировать изменения по датам — система сама применит новые цены в нужный день;

переносить изменения в действующие договора аренды (по необходимости);

Такой подход обеспечивает прозрачность расчётов и помогает управлять маржинальностью в режиме реального времени.

Инструменты контроля занятости объектов KrutoPlan

Эффективное управление арендой начинается с понимания того, какие объекты свободны, заняты или находятся в брони.В KrutoPlan для этого предусмотрена единая система статусов, а также визуальные инструменты:
Календарь загрузки и Шахматка (диаграмма состояний).

Единая система статусов объектов

Каждый объект в KrutoPlan автоматически получает статус, связанный с договором, бронью или состоянием помещения. Статусы отображаются цветами — одинаково везде:

Красный — объект в аренде

Жёлтый — объект в брони

Зелёный — объект свободен

Бежевый — объект закрыт / недоступен

Эта визуальная кодировка используется во всех инструментах контроля занятости, что уменьшает количество ошибок и ускоряет поиск нужного помещения.

Календарь загрузки (шахматка по времени)

Визуальный календарь показывает занятость объектов по датам, что особенно ценно для объектов с краткосрочной арендой.

Возможности:

видеть свободные окна и периоды аренды;

быстро находить доступные объекты на нужные даты;

просматривать арендатора или карточку объекта в один клик;

забронировать объект прямо из календаря, если он свободен;

Шахматка (диаграмма состояния объектов)

Шахматка показывает объекты не по датам, а по их текущим статусам — это быстрый способ оценить загрузку всего объекта или комплекса на текущий момент.
Что видно в диаграмме:

какие помещения свободны прямо сейчас;

что в аренде, что в брони, что закрыто;

распределение нагрузки по типам объектов;

состояние объектов целиком — офисов, складов, боксов.

Дополнительные возможности:

моментальный переход к карточке объекта;

просмотр связанного арендатора;

оформление брони прямо из шахматки (для свободных объектов);

возможность оценить общую загрузку здания или объекта

Структурированный учет арендуемых площадей — это не просто база объектов, а управленческий инструмент.
KrutoPlan помогает:

контролировать загрузку помещений;
управлять тарифами;
отслеживать сроки аренды;
формировать отчёты по арендным платежам и задолженности;
принимать решения на основе данных.

Если вы управляете арендой и чувствуете, что Excel стал узким местом, — это сигнал перейти на профессиональное решение.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности